Автоматизація автотранспортного підприємства. Актуальні проблеми та їх вирішення. Частина 2
В попередній статті ми розглянули різні типи систем автоматизації автопідприємств.
Пропоную розглянути один з них детальніше. Якщо Ваше підприємство володіє власним автопарком або автотранспортним підрозділом, то рекомендую звернути увагу на системи класу FMS.
FMS -система (англ. Fleet Management System) – система управління автогосподарством, основними завданнями якої є відображення рейсів у базі даних, розрахунок витрат палива, облік роботи автомобілів, складський облік і облік ремонтів, облік робочого часу та зарплати водіїв, планування ТО, облік витрат окремо для кожного автомобіля.
Як правило, в більшості підприємств з власним автопарком даний облік ведеться в тому або іншому вигляді. Розглянемо кілька основних етапів життя автотранспортних компаній.
1) Зародження підприємства: машин небагато, можна вести облік без використання системи, реєструючи окремі дані в журналах. Більшість рішень приймаються на основі досвіду керівника. Бізнес-процеси ще не сформовані.
2) Підприємство розвивається: кілька співробітників вже не в змозі все запам’ятати та за всім слідкувати. Тоді до обліку вже залучають Excel. Керівника все ще вистачає, щоб тримати під контролем всі процеси. Знання і особливості роботи потрібно передавати новим співробітникам, тому починають формуватися основні бізнес-процеси підприємства.
3) Стабільне зростання: машин вже багато, до роботи залучаються нові співробітники, починається плинність кадрів. З’являється потреба максимально знизити залежність підприємства від кадрів. На даному етапі вже необхідно максимально формалізувати (окреслити) існуючі бізнес-процеси та автоматизувати їх. При цьому, як правило, для ведення обліку по автопарку програма розробляється «з нуля» або допрацьовується існуюча бухгалтерська система. Причому відбувається це хаотично для вирішення існуючих завдань, без затвердження загальної концепції системи з урахуванням подальших планів розвитку підприємства.
4) У вас все чудово! Ваше підприємство продовжує зростати. Отже воно постійно змінюється, адаптується. Змінюються бізнес-процеси. Відповідно з’являється необхідність проводити доопрацювання в системі, котрі відображають регулярні зміни і допомагають підприємству знижувати операційні витрати. Допрацьовується система обліку для системи управління, що змінюється. І так відбувається періодично до того часу, поки бізнес цікавить власника.
Кожне підприємство послідовно проходить всі вказані етапи. При цьому для кожного переходу на наступний етап розвитку автотранспортному підприємству необхідне «перезавантаження». Керівник, що прагне розвитку свого підприємства, в певний момент зупиняється, переоцінює цілі та місію компанії, переглядає основні бізнес-процеси, взаємодії між підрозділами і т.п. Робота, яку необхідно виконати для переходу компанії на новий рівень, є достатньо об’ємною та громіздкою. У будь-якому випадку виконується ця робота власними силами, тому що «краще, ніж я» ніхто не знає мій бізнес. При цьому під час виводу підприємства на новий рівень робиться багато помилок, які вже допускали сотні колег та конкурентів.
І тут постають питання:
Чи можна уникнути повторення чужих помилок? Або зменшити їх число?
Як зробити цей перехід швидким та з мінімізувати стрес для співробітників та діяльності всього підприємства в цілому?
Як реалізувати цей перехід з найменшими витратами?
Найбільш оптимальний варіант – звернутися до експертів, які мають досвід в вирішенні подібних завдань. На нашому ринку існує багато консалтингових компаній, які можуть допомогти з розробкою стратегії розвитку компанії й описанням конкретних кроків для цього.
Як обрати компанію для співробітництва? На мою думку, найбільш важливими критеріями для вибору партнера є:
1) Досвід роботи з автотранспортними компаніями. Чим більше досвіду роботи в даній сфері, тим менше ризиків щось не врахувати і отримати додаткові витрати. Добре, якщо компанія стикалася з перевезенням власного вантажу і з наданням послуг з перевезення, з невеликими перевізниками та з «компаніями-монстрами» ринку, з перевезеннями в межах України та за кордон, з перевізниками звичайних габаритних вантажів, продуктів харчування, автомобілів, нафтопродуктів, пасажирськими перевезеннями і т.д. Хоча в кожному випадку основні бізнес-процеси на перший погляд однакові, але специфіка, тривалість та вартість проекту, задачі, що вирішувалися все ж відрізняються. Вам зможуть запропонувати оптимальні саме для вас умови співпраці.
2) Інструменти для автоматизації бізнес-процесів. Потрібно щоб компанія володіла програмним продуктом, а в ідеалі – лінійкою продуктів для автоматизації. Дані продукти повинні вже в базовій версії закривати основні бізнес-процеси будь-якої автотранспортної компанії, а також гнучко підлаштовуватись і доопрацьовуватись під унікальну специфіку. Також важливі такі характеристики як зручний інтерфейс, можливість масштабування, розподіл прав користувачів, подальша підтримка та розвиток продукту, вартість володіння продуктом, висока продуктивність, можливість інтеграції з іншими інформаційними системами.
3) Ресурси для автоматизації. У компанії-підрядника повинно бути достатньо ресурсів для самого проекту, подальшого супроводу та максимально швидкого реагування на запити замовника.
4) Можливість автоматизації діяльності всього підприємства. Як правило, більшість компаній мають декілька видів діяльності. Саме тому важливим фактором виступає досвід та інструменти автоматизації для різних сфер діяльності. Наприклад, це може бути як виробництво, продаж автозапчастин, так і банально бухгалтерський та податковий облік.
5) Відгуки по реалізованим проектам.
6) Рейтинг на ринку.
Слід також пам’ятати ,що хороший підрядник не може бути дешевим.
Сподіваюсь, що мої поради підштовхнуть Вас до далекоглядних ідей щодо розвитку свого підприємства і допоможуть у виборі компанії, що здійснить Ваші цілі та мрії. Співпрацюючи з експертами, Ви мінімізуєте ризики і купуєте досвід десятків транспортних підприємств.
Керівник напряму з автоматизації автопідприємствкомпанії «Бі Джі Ес Солюшнс», Євген Деркач.