Реалізація принципу «подвійного запису» в управлінському обліку.

Як відомо, принцип «подвійного запису» є однією з основ, на якій будується облік результатів економічної діяльності підприємства. Коли ми говоримо про подвійний запис, дебет і кредит, першим на думку спадає поняття «бухгалтерського обліку». Однак, з точки зору керівника, принципи подвійного запису важливі не тільки і не стільки для контролю правильності відображення в обліку господарських операцій, скільки для зручності аналізу економічних показників і результатів діяльності підприємства.

Обмеження та вимоги, що виставляються контролюючими органами щодо ведення бухгалтерського обліку, часто роблять бухгалтерську інформацію не придатною для отримання об'єктивної і структурованої інформації з точки зору керівника.

Що робити, якщо фінансова структура компанії не збігається з юридичною (коли в рамках одної юр. особи існує кілька напрямків бізнесу або навпаки - в рамках одного напряму діяльності веде роботу кілька юр. осіб, що входять до групи компаній), але при цьому по кожному з напрямків ми хочемо бачити окремий баланс? Як автоматизувати облікові завдання, якщо, з точки зору керівника, важливо контролювати всі показники в валютному еквіваленті (при цьому користуючись для аналізу показників усіма перевагами підходу з «подвійним записом» господарських операцій)? Як показує досвід - подібними питаннями часто задаються фінансові директори компаній.

Нещодавнє звернення від виробничого підприємства супроводжувалося саме такими вимогами.

Ми вибрали вже перевірений варіант архітектури системи - організація управлінського фінансового обліку в окремій інформаційній базі на основі типового рішення "Управління виробничим підприємством", при цьому для цілей управлінського обліку використовується підсистема бухгалтерського обліку. Такий, здавалося б, не стандартний «фінт вухами» несе в собі ряд переваг, а саме:

• можливість ведення управлінського обліку на плані рахунків з подвійним записом в довільній валюті, практично без будь-яких додаткових вкладень у допрацювання системи;

• готовий комплект фінансової звітності (Баланс, Звіт про фінансові результати, Рух ДС) - використовуються стандартні регламентовані звіти, що входять в комплект поставки типового рішення;

• свобода і гнучкість у формуванні фінансової структури підприємства - балансові одиниці в інформаційній базі управлінського обліку не пов'язані з юридичною структурою компанії та відображають в першу чергу бачення структури бізнесу вищим керівництвом компанії;

• зручність розвитку і супроводу системи: управлінська інформаційна база може розвиватися незалежно від системи бухгалтерського обліку, і при цьому її не потрібно оновлювати при зміні законодавства. У той же час система бухгалтерського обліку може залишатися повністю типовою і оновлюватися в автоматичному режимі.

Звичайно, при цьому є і ряд специфічних завдань, які повинні бути вирішені. В першу чергу це організація обміну між інформаційними базами управлінського та бухгалтерського обліку. При його проектуванні важливо уважно проаналізувати існуючі бізнес-процеси, а логіка обміну повинна бути добре продумана. Але, як показав досвід, дана схема зручна і в ряді випадків є оптимальним варіантом автоматизації обліку для підприємств зі складною фінансовою структурою.

Так, нещодавно нами був успішно закінчений проект впровадження нової облікової системи для групи компаній у сфері IT-дистрибуції, де використовувався саме такий підхід. При цьому було автоматизовано понад 100 робочих місць і система зараз охоплює всі ключові бізнес-процеси по 4-ом напрямкам у бізнесі групи компаній.

В рамках розробленої та впровадженої системи був реалізований управлінський облік по 4-ом балансовими одиницями, що були представлені 7 юридичними особами. При цьому необхідність подвійного введення інформації практично відсутня - за всіма ключовими бізнес-процесами були визначені точки введення інформації і алгоритми, що дозволяють максимально використовувати інформацію, що була введена 1 раз, у всіх видах обліку.

Одна з цікавих особливостей, які варто відзначити, - це оригінальні алгоритми аналізу прибутку від реалізації товарів. Коли закупівлі ведуться у валюті, реалізація відбувається в національній валюті, але при цьому використовується валютний прайс-лист, а в контракті з покупцем передбачена можливість перегляду гривневої вартості товару в разі значних курсових коливань, і при цьому для аналізу використовується курс, відмінний від курсу НБУ - на прибутковість діяльності починають впливати різні чинники. В ході проекту спільно з фінансовим департаментом нашими фахівцями була опрацьована схема управлінських проводок, яка дозволяє виділяти різні за своєю економічною сутністю курсові різниці та чітко розуміти ефективність діяльності підприємства. Це стало особливо актуально в зв'язку з економічними потрясіннями останнього півріччя.

Було і безліч інших цікавих завдань, які вирішувалися в ході проекту, як із фінансової сторони так і в частині «операційки»: опрацьовані механізми відображення логістичного ланцюжка постачання і рознесення логістичних витрат, контроль при відвантаженні товарів, автоматичне зняття прострочених резервів, робота з ретро- бонусами і їх коректне відображення при аналізі маржинальності продажів, можливість отримання «балансу» взаєморозрахунків з клієнтами не тільки у гривні, але і в валюті управлінського обліку і багато іншого.

Загалом, майже кожен проект містить свої «виклики», цікаві і не стандартні завдання, пошуком рішень яких ми займаємося спільно з ключовими особами зі сторони Замовника. Мабуть, це - найцікавіша частина нашої роботи: з одного боку підібрати для Клієнта оптимальний спосіб задоволення його потреб стандартними можливостями системи, запропонувати «bestpractices» для задоволення його унікальних потреб, а з іншого - бути готовими піти з «протоптаних стежок», і в під час спільних мозкових штурмів знаходити нові, вигідні і зручні для Клієнта рішення його завдань!