Company picture

Реализация принципа «двойной записи» в управленческом учете, или ответы на актуальные вопросы финансовых директоров.

Как известно, принцип «двойной записи» является одной из основ, на которой строится учет результатов экономической деятельности предприятия. Когда мы говорим про двойную запись, дебет и кредит, первым на ум приходит понятие «бухгалтерского учета». Однако, с точки зрения управленца, принципы двойной записи важны не только и не столько для контроля правильности отражения в учете хозяйственных операций, сколько для удобства анализа экономических показателей и результатов деятельности предприятия.

Ограничения и требования, предъявляемые контролирующими органами к ведению бухгалтерского учета, зачастую делают бухгалтерскую информацию не пригодной для получения объективной и структурированной информации с точки зрения управленца.

Что делать, если финансовая структура компании не совпадает с юридической (когда в рамках одного юр.лица существует несколько направлений бизнеса или наоборот – в рамках одного направления деятельности ведет работу несколько юр.лиц входящих в группу компаний), но при этом по каждому из направлений мы хотим видеть отдельный баланс? Как автоматизировать учетные задачи, если с точки зрения управленца важно все показатели контролировать в валютном эквиваленте (при этом пользуясь для анализа показателей всеми преимуществами подхода с «двойной записью» хозяйственных операций)? Как показывает опыт – подобными вопросами часто задаются финансовые директора компаний.

Недавнее обращение от производственного предприятия сопровождалось именно такими требованиями.

Мы выбрали уже проверенный вариант архитектуры системы - организация управленческого финансового учета в отдельной информационной базе на основе типового решения “Управління виробничим підприємством“, при этом для целей управленческого учета используется подсистема бухгалтерского учета. Такой, казалось бы, не стандартный «финт ушами» несет в себе ряд преимуществ, а именно:

• возможность ведения управленческого учета на плане счетов с двойной записью в произвольной валюте, практически без каких либо дополнительных вложений в доработку системы;

• готовый комплект финансовой отчетности (Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Движение ДС) – используются стандартные регламентированные отчеты, входящие в комплект поставки типового решения;

• свобода и гибкость в формировании финансовой структуры предприятия – балансовые единицы в информационной базе управленческого учета не связаны с юридической структурой компании и отражают в первую очередь видение структуры бизнеса высшим руководством компании;

• удобство развития и сопровождения системы: управленческая информационная база может развиваться независимо от системы бухгалтерского учета, и при этом ее нет необходимости обновлять при изменении законодательства. В тоже время система бухгалтерского учета может оставаться полностью типовой, и обновляться в автоматическом режиме.
Конечно, при этом есть и ряд специфичных задач, которые должны быть решены. В первую очередь это организация обмена между информационными базами управленческого и бухгалтерского учета. При его проектировании важно внимательно проанализировать существующие бизнес-процессы, а логика обмена должна быть хорошо продумана. Но, как показал опыт, данная схема удобна и в ряде случаев является оптимальным вариантом автоматизации учета для предприятий со сложной финансовой структурой.
Так, недавно нами был успешно закончен проект внедрения новой учетной системы для группы компаний в сфере IT-дистрибуции, где использовался именно такой подход. При этом было автоматизировано более 100 рабочих мест и система сейчас охватывает все ключевые бизнес-процессы по 4-м направлениям бизнеса группы компаний.
В рамках разработанной и внедренной системы был реализован управленческий учет по 4-м балансовым единицам, представленных 7 юридическими лицами. При этом необходимость двойного ввода информации практически отсутствует – по всем ключевым бизнес-процессам были определены точки ввода информации и алгоритмы, позволяющие максимально использовать единожды внесенную информацию во всех видах учета.
Одна из интересных особенностей, которые стоит отметить, - это оригинальные алгоритмы анализа дохода от реализации товаров. Когда закупки ведутся в валюте, реализация происходит в национальной валюте, но при этом используется валютный прайс-лист, а в контракте с покупателем предусмотрена возможность пересмотра гривневой стоимости товара в случае значительных курсовых колебаний, и при этом для анализа используется курс, отличный от курса НБУ – на доходность деятельности начинают влиять различные факторы. В ходе проекта совместно с финансовым департаментом нашими специалистами была проработана схема управленческих проводок, которая позволяет выделять разные по своей экономической сущности курсовые разницы и четко понимать эффективность деятельности предприятия. Это стало особенно актуально в связи с экономическими потрясениями последнего полугодия.
Было и множество других интересных задач, которые решались в ходе проекта, как по финансовому блоку так и в части «операционки»: проработаны механизмы отражения логистической цепочки поставки и разнесения логистических затрат, контроль при отгрузках товаров, автоматическое снятие просроченных резервов, работа с ретро-бонусами и их корректное отражение при анализе маржинальности продаж,  возможность получения «баланса» взаиморасчетов с клиентами не только в гривне, но и в валюте управленческого учета и многое другое.
В целом, почти каждый проект содержит свои «вызовы», интересные и не стандартные задачи, поиском решений которых мы занимаемся совместно с ключевыми лицами со стороны Заказчика. Пожалуй, это - самая интересная часть нашей работы: с одной стороны подобрать для Клиента оптимальный способ удовлетворения его потребностей стандартными возможностями системы, предложить «bestpractices» для удовлетворения его уникальных потребностей, а с другой – быть готовыми уйти с «проторенных троп», и в ходе совместных мозговых штурмов находить новые, выгодные и удобные для Клиента решения его задач!

Читати далі
)